Comment les réseaux de franchise peuvent réagir face à la propagation de la Covid-19

Depuis la pandémie de la grippe espagnole en 1918, il n’y avait pas eu de virus s’étant autant propagé affectant tant les êtres humains que l’économie mondiale. Les sociétés du monde entier sont maintenant confrontées à des bouleversements sociaux et économiques et des perturbations d'une ampleur sans précédent.

 Nous naviguons tous dans des eaux inexplorées alors que les entreprises et la société font face à l'impact de la COVID-19.

Le sentiment d'incrédulité et le sentiment d'être submergé ont dépassé les incertitudes que nous avons connues au cours de l’année 2008. Cependant, à l’heure actuelle, la cause profonde est fort différente voire inconnue, sa vitesse est également un enjeu dominant. La gravité et la perplexité causées par cette crise amènent non seulement de l’incertitude mais des tourments jamais vus ni même jamais traités. Nous vivons tous une expérience hors du commun et sommes tous affectés, et seul le temps nous dira si les bonnes stratégies ont été mises en application.

Bien que plusieurs questions sur la Covid-19 demeurent inconnues, deux choses semblent évidentes :

i) le nombre de cas est destiné à augmenter et,

ii) cette augmentation, ainsi que les mesures prises pour y faire face, auront un réel impact négatif sur l'économie mondiale.

Les franchiseurs doivent donc agir immédiatement pour mettre en place une stratégie cohérente de lutte contre les coronavirus.

Toutes les entreprises en contact avec les consommateurs, en particulier celles des secteurs de l’automobile, du commerce de détail, de l'hôtellerie, de l’immobilier, des loisirs, de la restauration et du voyage pour ne nommer que ceux-là, sont désormais confrontées à des risques existentiels. Afin de minimiser la propagation du virus, les centres commerciaux ferment leurs portes. Quant aux chefs d’états ainsi que les banques centrales à l’échelle mondiale suivies des institutions financières, instaurent des programmes incitatifs afin de venir en aide aux chefs d’entreprises pour parvenir à relever les défis actuels ainsi que ceux à venir et, braver cette situation jamais inégalée au cours des années passées.

En plus de faire face à la baisse de la demande des consommateurs, les franchiseurs devront faire face à d'importants défis de la chaîne d'approvisionnement. De nombreux franchiseurs achètent une grande quantité de leurs produits en Chine. Les fabricants chinois ne seront pas nécessairement en mesure d'honorer leurs commandes avant au moins la fin de l'été en raison de l'épidémie. Cette livraison tardive affectera non seulement les commandes en gros, mais aussi les commandes individuelles des clients, ce qui soulève une multitude de problèmes.

Nous énumérons ici quelques réflexions qui pourront aider les franchiseurs à relever les défis face à leurs franchisés, leurs fournisseurs, leurs clients qui eux aussi se retrouvent submergés par les mêmes défis.

Ces réflexions visent les entreprises, principalement axées sur le consommateur et qui utilisent des réseaux de franchise pour vendre leurs produits et rendre leurs services.

1. Gestion de crise et élaboration d'un plan de continuité des activités

De toute évidence, tous les franchiseurs ayant un réseau de franchise devront assembler les parties prenantes de leur organisation afin de former une équipe de gestion de crise dans le but d’élaborer un Plan de continuité des activités (PCA) afin de pouvoir affronter cette crise.

Le PCA devrait avoir pour objectif d'identifier les risques et les scénarios, de modéliser l'impact financier de ces risques et scénarios, puis de prévoir la liquidité de survie du réseau.

Les franchiseurs devront établir un groupe de travail comprenant des membres du personnel interne ainsi que certains membres de leurs franchisés appuyés par des spécialistes tels que des consultants spécialisés et juristes. Ce groupe multidisciplinaire couvrira, entre autres:

• La santé, le bien-être et la capacité financière des franchisés ainsi que de leur personnel afin d’exercer leurs fonctions de manière saine et adéquate ;

• Un suivi de la chaîne d'approvisionnement du réseau de franchise ;

• La planification d'urgence financière pour eux-mêmes et leurs franchisés ;

• L’implantation d’une stratégie de marketing et de commercialisation adaptée aux circonstances.

Le Plan de continuité des activités (PCA) devra se répartir en quatre catégories verticales :

a) Activité d’avant-plan et les services administratifs – identifier les besoins et les attentes des clients en maintenant un canal de communication fort et constant.

b) Activité intermédiaire– soutien opérationnel, logistique, entreposage, planification des stocks, relations avec les bailleurs, les fournisseurs, les institutions financières pour ne nommer que ceux-là.

c) Activité orienté vers les clients– centres d'appels, technologie, entrepôts, etc.

d) Activité orienté vers le personnel– centre d’aide aux employés.

De plus, le PCA devra examiner les zones horizontales suivantes lesquelles regroupent les quatre catégories verticales :

a) Chaîne d'approvisionnement et opérations ;

b) Effectif (qui devra tenir compte des franchisés et des distributeurs) ;

c) Finances et facteurs externes dans l'ensemble de l'économie ;

d) Impacts sur le réseau.

Le PCA devra constamment réexaminer les risques et les scénarios, modéliser l’impact financier de ces risques et scénarios tout en ayant pour objectif l’impact sur la liquidité de l’entreprise en fonction de l'importance du réseau de franchise dans son ensemble.

Les franchiseurs de concert avec les fournisseurs devront envisager la mise en place d’un tel programme qui sera à la disposition de leurs réseaux. En outre, la plupart des franchisés rechercheront un leadership ainsi que des conseils sur les méthodes d’organisation et des réponses pour répondre à la crise. Le fait de rallier le réseau et de tous ensemble suivre le même PCA semble être une étape efficace et pratique à adopter.

2. Communiquer et collaborer avec son réseau

Bien que les franchisés soient des entrepreneurs indépendants, les franchiseurs et les fournisseurs devraient envisager de consulter les franchisés (ou l’association de ces derniers) pour la préparation, la formulation et l'évolution du PCA. Une telle collaboration ainsi que l’implication des franchisés assureront un consensus sur chacune des questions identifiées et aidera par le fait même le réseau à répondre à la situation qui est en constante évolution. En outre, une telle initiative pourra engendrer des idées innovantes qui en fera bénéficier la chaîne de commandement, par opposition à sa descente. En fait, un certain nombre de grands réseaux ont déjà mis en place une telle infrastructure.

Par ailleurs, les franchiseurs, les fournisseurs, le réseau de franchisés ont tous intérêt mutuellement à s'assurer qu'ils bénéficient du meilleur parti des nouvelles mesures financières des programmes mis en place tant du gouvernement fédéral que du gouvernement provincial. Les sources d'informations pour les PME concernant le programme de prêt pour interruption d'activité causée par le Coronavirus sont, notamment :

Au Canada: https://www.canada.ca/fr/sante-publique/services/maladies/2019-nouveau-coronavirus.html?utm_source=Covid-EnR&utm_campaign=1d579a6084-coronavirus-infos-sp%C3%A9_r&utm_medium=email&utm_term=0_ba7cbb0880-1d579a6084-228648331

Au Québec, https://www.quebec.ca/sante/problemes-de-sante/a-z/coronavirus-2019/?utm_source=Covid-EnR&utm_campaign=1d579a6084-coronavirus-infos-sp%C3%A9_r&utm_medium=email&utm_term=0_ba7cbb0880-1d579a6084-228648331

Un excellent sommaire de l'ensemble des mesures fiscales, économiques et financières découlant de la crise de la COVID-19 a été préparé par l'équipe de la Chaire en fiscalité et en finances publiques de l'Université de Sherbrooke. Ce sommaire sera très utile afin de se tenir à jour dans le flot continu d'informations. Puisque ce lien sera régulièrement mis à jour par cette organisation, il ne faut pas hésiter à le consulter occasionnellement afin d’identifier tout nouveau changement. Il faudrait particulièrement consulter les trois premières pages du document qui comprend de brèves instructions, les ajouts les plus récents et la table des matières afin de saisir rapidement le fonctionnement du document.

Le lien Web :https://cffp.recherche.usherbrooke.ca/wp-content/uploads/2020/03/cffp_suivi-COVID-19.pdf

 

3. Examiner la chaîne d'approvisionnement de la franchise et les autres accords avec les tiers

Les franchiseurs devront aussi travailler avec les fournisseurs pour assurer un approvisionnement continu du réseau de franchise et développer un plan d'urgence approprié. Cela impliquera inévitablement la révision de leurs contrats avec les fournisseurs et notamment la clause de « force majeure ».

Les dispositions relatives à la force majeure excusent généralement l'inexécution en raison d'événements hors du contrôle raisonnable d'une partie contractante, mais ces clauses passe-partout varient considérablement dans les moindres détails et il y aura des différences entre les divers accords d'approvisionnement du franchiseur. De nombreux contrats n’incluent pas spécifiquement des évènements attribuables à des phénomènes naturels incontrôlables et destructeurs, qui ne peuvent être évités par une intervention humaine telle que l’épidémie que nous traversons actuellement. Sans oublier l’impact causé par des fermetures d’usines de fabrication outremer.

Dans une telle situation, de nombreuses questions devront être posées concernant ce qui constitue un cas de force majeure dans le cadre des contrats d’approvisionnement ainsi que dans la logistique des marchandises assurant un flux physique continue des marchandises.

Par ailleurs, certains fournisseurs peuvent chercher à invoquer des clauses de force majeure pour reporter les livraisons requises des réseaux de franchises. Cela laisse aux franchiseurs trois options :

• Accepter qu’un cas d’épidémie comme celui que nous traversons actuellement, soit un événement de force majeure et en accepter les conséquences ;

• Contester qu’un cas d’épidémie comme celui que nous traversons actuellement soit un événement de force majeure en vertu des dispositions de règlement des différends du contrat de fourniture, ce qui mettra du temps à résoudre et, même si un jugement est rendu en faveur du franchiseur, l’exécution du jugement sera difficile ; ou

• Négocier un compromis. Un tel compromis peut comprendre le réacheminement temporaire des commandes vers d'autres pays moins touchés par l'épidémie. Une négociation de premier détaillant devra être envisagée pour assurer que les commandes reprendront une fois que les opérations de l'entreprise retourneront à la normale.

 

4. Renonciations contractuelles

• Les franchiseurs et les fournisseurs devraient envisager de renoncer aux objectifs de performance (tels que les livraisons de marchandises dans un délai raisonnable, les quotas, les objectifs de chiffre d'affaires ou les objectifs d'ouverture). Prendre des mesures proactives maintenant va sans aucun doute générer de la bonne volonté dans les relations avec les membres du réseau à l'avenir.

• De même, le réseau doit être géré tel qu’il était avant cette situation extraordinaire hors de tout contrôle des parties. Si un franchiseur ou un fournisseur a l'intention de renoncer à une violation ou de prendre des mesures, il doit documenter convenablement et communiquer les informations par les canaux appropriés.

 

5. Comprendre l'applicabilité de la force majeure et d'autres impacts de la crise sur les principaux contrats commerciaux

Selon les circonstances, un franchiseur ou fournisseur peut souhaiter invoquer un cas de force majeure, ou refuser son applicabilité à un fournisseur, franchisé qui souhaite s'en prévaloir. Un franchiseur ou un fournisseur doit également examiner les diverses obligations qui lui sont applicables en vertu du contrat d’approvisionnement ou de franchise, ou de fourniture concerné, effectuer une évaluation des risques et envisager des mesures d'atténuation.

Quelques points clés à considérer :

a) La convention de franchise prévoit-elle une clause de force majeure décrivant les termes explicites d’une crise sanitaire mondiale comme celle-ci ? À quoi ressemble l'allégement - un droit de résiliation ou une suspension ? L'allégement est-il subordonné à quoi que ce soit, comme une partie ayant exercé ses plans de continuité des activités ? Le libellé nécessite-t-il un lien de causalité entre l'événement et le retard ou l'inexécution par la partie du contrat ? Y a-t-il d'autres exigences, telles que des avis écrits ou une obligation d'atténuer ?

b) S'il n'y a pas de clause couvrant les cas de force majeure comme celui que nous traversons, s'agit-il d’un obstacle de taille et comment une telle situation devrait être dénouée ? Une autre possibilité est l'illégalité, si la performance est contraire aux restrictions gouvernementales juridiquement contraignantes. Sinon, la partie devra examiner d'autres conditions expresses du contrat, telles qu'une modification défavorable de la loi ou une clause de résiliation.

c) L'exercice des droits contractuels dans cette situation comporte des risques. Si la partie qui cherche à invoquer le droit de résilier un contrat se trompe, cela pourrait donner à l'autre partie des motifs de réclamer des dommages-intérêts et un manque à gagner.

d) Examiner les atténuations et les alternatives d'approvisionnement dans la mesure du possible pour réduire l'impact.

e) La pénurie de composantes peut avoir un impact sur les prix actuels et dans les mois à venir, la rareté de ces pièces pourrait bien faire monter les prix si la demande reste stable. Les contrats doivent être revus pour assurer que la protection contre les hausses de prix soit incluse ou s'ils doivent autrement convenir de nouvelles conditions ou « assouplir » d'autres parties de leurs chaînes d'approvisionnement pour garantir un approvisionnement adéquat en stocks à des prix commercialement raisonnables.

(f) Nous constatons déjà une volatilité accrue sur les marchés des devises, alors il faudrait vérifier les contrats transfrontaliers pour comprendre où se situe le risque de change. Envisager des moyens de couvrir ce risque.

6. Modification des clauses contenues dans les baux commerciaux

De même que la négociation avec les fournisseurs devra avoir lieu, les franchiseurs devront ouvrir un dialogue avec les bailleurs (locateurs) de centres commerciaux qui contrôlent les baux commerciaux où leurs franchisés ont des points de vente. Cela impliquera inévitablement la révision de leurs contrats de bail et notamment la clause de « force majeure ».

Sans oublier des restrictions gouvernementales sur les rassemblements de personnes dans les centres commerciaux, y compris le nombre de personnel au travail qui pourraient infectés les clients ? Les fermetures d'écoles qui obligent les parents à être confinés, ce qui représente une partie importante de la population active, à ne pas travailler à la maison pour s'occuper de leurs enfants ? La réticence des clients habituels à visiter les restaurants ou les commerces de détail par crainte d'être infectés ?

 

7. Modifications temporaires (ou éventuellement permanentes) du système

Alors que les consommateurs sont confrontés à des perturbations dans leurs habitudes d’achats quotidiens, il y a une augmentation inévitable de l'activité en ligne ainsi que des livraisons à domicile. Les franchiseurs et les fournisseurs devraient considérer comment les franchisés pourraient participer à la stratégie en ligne. À titre d’exemple, on y retrouve Amazon, Apple, Barnes & Nobles, eBay, Hastings Entertainment, Wal-Mart Stores et autres sociétés similaires. Il y a aussi les livraisons à domicile par le truchement de Deliveroo, Takeaway principalement actif au Benelux, en Allemagne et dans certains marchés d'Europe centrale et de l'Est (Pologne, Autriche, Bulgarie…), Skip the Dishes et Uber Eats, s'ils ne le font pas déjà.

Un certain nombre de réseaux de franchise ont hésité à céder le contrôle du canal en ligne à leurs franchisés ou à des livraisons à domicile, mais cela ne doit pas être une surcharge laquelle n’a pas sa place dans les circonstances. Il faudrait maintenant saisir cette opportunité afin de réfléchir à une façon innovante et collaborative pour créer un véritable réseau multicanal entre franchiseurs, fournisseurs et franchisés.

Il peut être nécessaire de modifier ou de limiter le niveau de service ou l'offre de produits disponibles pour les clients pendant une période. Il sera donc nécessaire d'apporter des modifications aux normes de marque, à la chaîne d'approvisionnement et à la gestion des stocks ainsi qu’au manuel d’exploitation.

Selon la façon dont la chaîne d'approvisionnement est perturbée par la crise, les franchiseurs et les fournisseurs devront envisager d'assouplir leurs obligations d'approvisionnement exclusif.

Ces changements doivent être documentés et communiqués efficacement dans les bulletins envoyés aux franchisés et une mise à jour constante doit être incluse dans le manuel d’exploitation.

8. Mise en œuvre d’une politique de santé et de sécurité COVID-19

Du moment où un franchiseur contemple l’idée d’implanter une politique de santé et de sécurité à la lumière de la pandémie mondiale de la COVID-19, il devra faire les démarches et questionner un consultant spécialisé et juristes en franchise ainsi qu’en droit des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail concernant l’imposition d’une telle politique sur ses franchisés. À cet égard, des sujets tels que ceux énoncés ci-dessous devraient être couverts :

Le droit contractuel d'imposer une politique COVID-19 à ses franchisés?

Bien que la plupart des accords de franchise n'auront probablement pas de disposition contractuelle expresse envisageant la mise en œuvre d'une politique telle qu'une politique COVID-19, il existe un certain nombre de dispositions qui aidera le franchiseur à soutenir sa position puisqu’il a le droit contractuel de mettre en œuvre une telle politique.

Voici des exemples de ces types de dispositions :

• Le droit du franchiseur de protéger sa marque, son image et l’intégrité de son réseau et ce, d’une façon continuelle et successive ;

• Le droit du franchiseur d’agir avec suffisamment de prudence et de diligence pour éviter de causer un préjudice à son réseau ;

• Le droit du franchiseur d’agir de bonne foi et de loyauté à l’endroit de ses franchisés, ce qui implique l’obligation de travailler de concert avec eux et de leur fournir les outils nécessaires afin de protéger sa marque ;

• Le droit du franchiseur de mettre à jour les bulletins et le manuel d'exploitation y compris l'introduction de nouvelles politiques ;

• l’obligation du franchisé d’exploiter son établissement conformément aux lois, règlements, ordonnances et décrets gouvernementaux y compris les lois sur la santé et la sécurité au travail applicable dans le cadre de l’exploitation de son commerce ;

• l’obligation du franchisé à suivre les normes et procédures édictées par le franchiseur et communiqué de temps à autres dans son manuel d’exploitation ;

• l’obligation du franchisé d’exploiter son commerce conformément aux normes de qualité et de respecter les normes du système, les méthodes de fonctionnement, les procédures et les spécifications que le franchiseur peut établir de temps à autre ;

• l'obligation du franchisé de respecter les normes les plus élevées d'honnêteté, d'intégrité, de loyauté et d'éthique lorsqu'ils traitent avec les clients ; et

• l’obligation du franchisé de mener ses activités franchisées d'une manière qui ne nuit pas au franchiseur, au système de franchise ou aux marques de commerce du franchiseur.

La convention de franchise permet au franchiseur d’imposer les directives qui lui permettent de maintenir l’intégrité de son image et de protéger sa marque d'une manière qu’il ne crée pas une menace ou un danger imminent pour la santé publique ou la sécurité des personnes ou des biens résultant de l'exploitation de l'entreprise du franchisé.

Par conséquent, le franchiseur devrait considérer communiquer avec ses franchisés sur cette question comme une opportunité de travailler en collaboration vers une solution qui protège leurs employés respectifs et le grand public.

Nonobstant les droits que le franchiseur détient, il est important que ce dernier envisage de suspendre temporairement les obligations spécifiques de « norme de marque » en vertu du contrat de franchise si un emplacement devait fermer en raison principalement à cause du Coronavirus. Ceux-ci pourraient inclure des dispositions relatives aux heures d'ouverture requises, aux exigences minimales concernant le personnel, aux frais de franchise minimaux, aux éléments de menu requis, aux offres de services requises, aux délais « d'abandon », etc.

9. Mise à jour des bulletins et manuel d’exploitation

En planifiant les perturbations potentiels liées à la propagation du virus et afin d’alléger le fardeau des franchisés, il serait prudent pour le franchiseur d’envisager de couvrir dans son manuel d’exploitation une section qui couvrira la Planification et le cadrage d'Évaluation des Risques Écologiques (ERE) au niveau de dépistage tel que nous traversons actuellement. Ce plan devra couvrir, notamment :

• Objectifs de l'ERE

• Considérations de la planification

• Discussions sur le processus

• Coordination de la planification de l'ERE et de l’évaluation des risques pour la santé humaine (ÉRSH)

• Planification d'une ERE

• Processus de planification de projet technique (PPPT)

• Considération propre à l’emplacement du franchisé

• Établissement du niveau d'effort

• Approche et niveau d'effort

• Analyse fondée sur le risque des solutions de rechange

• Étendue d'une ERE

• Orientation

 

10. La santé et la sécurité des employés

La santé et la sécurité des employés et des clients devraient être la priorité de chaque franchiseur. Dans cet esprit, ce dernier devraadresser toute demande des employés ou franchisés pour :

• Distribuer toute nouvelle information de contact aux franchisés afin qu'ils puissent rester en contact avec le personnel de support du franchiseur ;

• Élaborer et mettre en œuvre d’un protocole de « télétravail » pour les employés du franchiseur en cas d’épidémie nécessitant une mise en quarantaine près du siège social du franchiseur ;

• Envisager et mettre en œuvre des restrictions de voyage pour les employés du franchiseur, en particulier concernant les voyages internationaux en Europe, en Asie ou dans toute autre région affectée ;

• Envisager de suspendre ou d'étendre le développement et d'ouvrir les magasins dans les zones nationales et internationales touchées par le coronavirus ;

• Assurer d'inclure un conseiller en emploi local lors de la mise en œuvre de toute politique de travail à domicile pour éviter les infractions sur les salaires et les heures ;

• Tenir compte des problèmes de connectivité, y compris l'accès à Internet, le service cellulaire et les capacités de vidéoconférence, si nécessaire ;

• Élaborer et mettre en œuvre un Programme d’aide aux employés ;

• Elaborer et mettre en œuvre un Programme d’aide temporaire aux travailleurs ;

• Encourager les franchisés à augmenter leurs protocoles de nettoyage de routine en utilisant des produits efficaces contre les virus et la contamination de surface.

• Afficher des informations pour les employés et les clients concernant l'importance du lavage fréquent des mains et des désinfectants pour les mains.

• Assurer que les toilettes soient entièrement fournies et mettre un désinfectant pour les mains à la disposition des employés et des clients, si possible.

• Publier des faits de base obtenus de sources fiables, telles que l'Organisation mondiale de la santé, l'Agence de la santé publique du Canada ou toute autorité de santé publique applicable, y compris les symptômes et l'estimation actuelle de l'Organisation mondiale de la santé, à la date de parution d’un bulletin, ou d’une nouvelle publication afin de suivre le rythme de l'impact de la COVID-19 sur les opérations commerciales franchisées.

Dans cet esprit, le franchiseur devra adresser toute demande des employés ou franchisés concernant le coronavirus afin que ces derniers disposent des informations les plus récentes, ainsi que des mises à jour sur l'état des vaccins et traitements en cours de développement.

Dans le cas exceptionnel où un franchisé doit suspendre ses activités en raison d'une mise en quarantaine obligatoire, ce dernier devra vérifier s’il peut déposer une réclamation en vertu des dispositions relatives à l'interruption des activités de sa police d'assurance.

En conclusion, chacun a la responsabilité de faire sa part pour limiter la propagation du coronavirus. La santé et le bien-être des employés et des clients sont primordiaux. Le franchiseur devra communiquer ouvertement avec ses franchisés en démontrant qu’il est conscient et il prend les mesures proactives pour travailler avec ses franchisés, le personnel et les clients afin de minimiser l'impact d'une telle situation malencontreuse.

Chaque entreprise est un microcosme de l'économie au sens large. Alors qu'une entreprise ralentie à court terme, elle devrait également envisager comment elle pourra reprendre une fois que le pire de cette crise sera passée. Cela devrait impliquer une analyse approfondie de la situation qui sera tiré de cette crise et l'utilisation permanente de certaines des mesures temporaires.

Par ailleurs, cette crise offre une nouvelle opportunité ; celle d'apporter des changements fondamentaux, durables et positifs à la façon de faire des affaires et de vivre en harmonie entre franchiseur, fournisseurs, bailleurs, franchisés et les clients.